Unser Service in der Mietverwaltung

Kaufmännische Verwaltung

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Optimierung von Kosten

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Korrespondenz

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Technische Verwaltung

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Rechtliche Verwaltung

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  • Connector.

    Kaufmännische Verwaltung

    zuverlässig. gewissenhaft. schnell.



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    Anlage & Sicherheit der Gelder

    Ihr Vermögen ist bei uns in sicheren Händen!


immoveo’s Sicherheitskonzept
Da es keine Regulatorik für Immobilienverwaltungen gibt, diese jedoch treuhänderisch Geld für Ihre Mandanten verwalten, ist ein gutes Sicherheitskonzept unerlässlich! Um die Sicherheit Ihrer Gelder zu gewährleisten, haben wir ein aufwändiges Konzept entwickelt. Jährlich investieren wir viel Zeit und Mühe, um diese Struktur für unsere Kunden aufrecht erhalten zu können. – Unsere Kunden schätzen die Gewissheit, welche Sie durch unsere Sicherungsmaßnahmen erhalten, sehr.

Auswahl der Bank
Für unsere Kunden haben wir einen kosteneffizienten Rahmenvertrag mit der Aareal Bank AG aus Wiesbaden abgeschlossen. Die Aareal Bank AG ist die marktführende Bank in der Immobilienwirtschaft. Gerne arbeiten wir auch mit Ihrer kreditführenden Bank bzw. Ihrer Hausbank zusammen.

Kommunikation mit der Bank
Um die Sicherheit bei der Übertragung der Zahlungen an die Bank zu gewährleisten, arbeiten wir mit dem höchsten Sicherheitsstandard „EBICS“ (Electronic Banking Internet Communication Standard), mit welchem auch Banken untereinander kommunizieren. Hierdurch werden Ihre Daten dreifach verschlüsselt und müssen von einem unserer Mitarbeiter manuell freigegeben werden.

Bezahlung von Rechnungen
Die Zahlung von jeder Eingangsrechnung wird bei uns durch einen maschinellen Prozess gesteuert und durch drei verschiedene Kollegen bestätigt. Jeder Rechnung muss ein Vertrag oder eine Beauftragung zugrunde liegen, bevor diese überwiesen werden darf.

Prüfung von Kontodaten
Lieferanten beziehungsweise Dienstleister werden bei uns separat von unserem Kreditorenmanagement angelegt. Geldbeträge können ausschließlich an verifizierte Lieferanten, deren Kontodaten von unseren Vertrauenspersonen auf Richtigkeit geprüft werden, überwiesen werden. – Eine Fehlüberweisung wird somit ausgeschlossen!

Fehler aus der Verwaltungsdienstleistung
Täglich geben wir alles, um eine optimale Bewirtschaftung Ihrer Immobilie zu gewährleisten, aber auch uns können Fehler passieren. Gegen den seltenen Fall, dass uns ein Fehler unterläuft, der schadhaft für Sie sein könnte, haben wir uns aber in Ihrem Sinne gut versichern lassen. Wir halten eine sogenannte Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für Sie vor, wodurch wir gegen Schäden von bis zu 5.000.000€ je Schadensfall versichert sind.

Veruntreuung von Geldern
Selbst gegen das Worst-Case-Szenario einer Veruntreuung halten wir eine Vertrauensschadenhaftpflichtversicherung in Höhe von 5.000.000€ je Schadensfall vor. Ein solcher Fall ist in der Unternehmenshistorie noch nie eingetreten. – Für die Sicherheit der Gelder unserer Kunden halten wir diese Versicherung jedoch gerne vor.

Betriebshaftpflichtversicherung
Gegen Haftpflichtschäden unserer Teammitglieder sind wir mit bis zu 5.000.000€ je Schadensfall versichert.

Der Schutz Ihres Vermögens und dessen Werterhalt sowie Wertsteigerung ist unsere tägliche Aufgabe, der sich unser gesamtes Team täglich widmet!


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    Monatsabschlüsse und Jahresabschluss

    regelmäßig. ergebnisorientiert. genau.



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    Prüfung, Zahlung und Buchführung aller Zahlungsein- und -ausgänge

    verantwortungsvoll. gewissenhaft. sorgsam.


Täglich prüfen wir den vollständigen und korrekten Zahlungseingang aller offenen Forderungen gewissenhaft. Bei Lastschriftmandaten ziehen wir die Gelder fristgerecht ein. Eingangsrechnungen und deren Überweisung werden ebenfalls täglich bearbeitet, um eventuelle Skonti für Sie zu können.

Nach Bearbeitung der Zahlungseingänge sowie -ausgänge verbuchen wir die entsprechenden Zahlungsflüsse auf die Personen-, Lieferanten- und Sachkonten. Sie können den aktuellen Buchungsstand gerne jederzeit bei unserer Buchhaltung anfragen oder ab dem Sommer 2018 jederzeit in Ihrem Online-Zugang einsehen.

Sollte es zu offenen Forderungen gegenüber von Ihnen kommen, mahnen wir diese zeitnah an. Sofern wir die Gelder in einem angemessenen Zeitraum nicht eintreiben konnten übergeben wir die Forderung an einen Rechtsanwalt, um das gerichtliche Mahnverfahren zu initialisieren.

Darüber hinaus überprüfen wir den Kautionseingang, versenden jährlich die Zinsbescheinigung für den Mieter und führen bei Auszug die Kautionsabrechnung durch.


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    Prüfung und Erstellung von Betriebskostenabrechnungen

    zeitnah. korrekt. rechtssicher.


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    Optimierung von Kosten

    sparsam. effizient. aktuell.



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    Energieeffizienz

    nachhaltig. energiereich. effizient.


Um Kosten bei der Beheizung der Immobilie zu sparen, hat man drei mögliche Komponenten, an denen man arbeiten kann:
  1. Energieeinkauf
  2. Effizienz der Heizungsanlage
  3. Einstellung der Heizungsanlage

Energieeinkauf
Energie war noch nie ein so präsentes Thema wie heute. In Zeiten von Vergleichsportalen, freien Energiemaklern und weiteren Onlineanbietern ist es schwer, die reellen Kosten zu vergleichen. Unser Energieexperte kümmert sich für unsere Liegenschaften immer um einen effizienten

Beispiel
Objekt: Musterstraße 1 (vor optimiertem Energieeinkauf)

  • 64% Energiepreis
  • 24% Netzentgelte
  • 10% Energiesteuer, Abgaben
  • 2% Grundpreis Lieferant
  • 0% Messstellenbetrieb, Messung

Objekt: Musterstraße 1 (nach optimiertem Energieeinkauf)

  • 44% Energiepreis
  • 24% Netzentgelte
  • 10% Energiesteuer, Abgaben
  • 2% Grundpreis Lieferant
  • 0% Messstellenbetrieb, Messung
  • 20% Ersparnis

Effizienz der Heizungsanlage
Die Effizienz der Heizungsanlage bestimmt darüber, wie viel Wärme aus einem konstanten Volumen Brennstoff generiert werden kann. – In den vergangenen Jahren konnten wir massive Fortschritte im Bereich der Energieeffizienz zurückblicken. Zusätzlich werden verschiedene Anlagentypen, wie zum Beispiel Blockheizkraftwerke mit Wärmerückgewinnung gefördert. – Bei einer neuen Heizungsanlage können nicht selten mehr als 50% der Brennstoffkosten gespart werden. – Wir beraten Sie gerne kostenfrei.

Einstellung der Heizungsanlage
Kürzlich wurde an der Uni Mainz herausgefunden, dass Heizungsanlagen einen hohen Energieverlust durch eine mangelhafte Abstimmung der Heizungskomponenten untereinander erleiden. – Darüber hinaus hat die Universität Mainz die optimale Einstellung der Komponenten erforscht. Bei jede Heizungsanlage lasse sich zwischen 20-30% einsparen.


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    Abfallmanagement

    sauber. kosteneffizient. befreiend.


In der Praxis erleben wir Mülltrennung häufig als Problem. Verschmutzte Müllplätze, falsche Sortierung und daraus resultierende Probleme mit der lokalen Abfallwirtschaft sind uns bekannt und verursachen häufig Mehrkosten. Insbesondere in großen Anlagen lässt sich durch gutes Abfallmanagement viel Geld einsparen. Unsere Partner prüfen, ob in Ihrer Liegenschaft ein Müllmanagement möglich ist und setzen dies zeitnah um. Das Müllmanagement erhält 50% der nachgewiesenen Ersparnisse und kostet sonst nichts. – Ihre Mieter sparen Geld und Sie erhalten als Nebeneffekt saubere Müllplätze.

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    Versicherungen

    sicher. sorgfältig. solide.


Kosten sollten bei der Versicherung keinen primären Faktor spielen, denn das Wichtige ist das gute Bedingungswerk, damit die Versicherung im Schadensfall zahlt. Durch unseren hauseigenen Versicherungsmakler können wir beide Komponenten vereinen.

Da unser Versicherungsmakler ausschließlich auf die Immobilienwirtschaft spezialisiert ist, können wir Ihnen attraktive Konditionen für Ihre Liegenschaft anbieten. In der Regel können wir Ersparnisse von bis zu 30% erzielen bei einem gleichen oder sogar besseren Vertragswerk. – Den Wechsel der Versicherung tätigen wir in der Regel automatisch, um Ihr Eigentum optimal zu schützen.


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    Betriebskostencontrolling

    genau. umsichtig. smart.


Aufgrund unserer langjährigen Erfahrungswerte prüfen wir regelmäßig die Bewirtschaftungskosten der uns anvertrauten Liegenschaften auf Ihre Effizienz und Marktüblichkeit. – Oftmals stellt sich heraus, dass bei einzelnen Komponenten massive Kosteneinsparungen möglich sind. Allerdings ist das reine Zahlenwerk hier kein ausschlaggebendes Kriterium. Immobilien sind so verschieden wie wir Menschen selbst. – Jedes Objekt muss individuell für sich betrachtet werden. Die Controlling Zahlen dienen uns ausschließlich als Annäherungswert und werden anschließend durch eine vertiefende Betrachtung überprüft. Geprüft werden zum Beispiel einzelne Buchhaltungspositionen sowie die bestehenden Verträge zu Lieferanten.
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    Korrespondenz

    E-Mail. Fax. Telefon. Post.


Das Vertreten von Ihnen in allen Belangen spielt vor allem im Bereich der Kommunikation eine wichtige Rolle. Besonders wichtig ist es für uns, sämtliche Willenserklärungen im besten Sinne von Ihnen abzugeben. – So sind wir immer bedacht, rechtssicher und zugleich wirtschaftlich zu agieren. Ihre Interessen vertreten wir gegenüber Behörden, Mietern, Lieferanten und sonstigen Dritten.
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    Technische Verwaltung

    sicher. korrekt. zuverlässig.



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    Objektbegehung & Verkehrssicherungspflicht

    regelmäßig. verkehrssicher. rechtssicher.


Die Verkehrssicherungspflichten sind in Deutschland im Gegensatz zu anderen Ländern nicht eindeutig geregelt. Auf die Verkehrssicherungspflichten einer Immobilie schlagen sich diverse Verordnungen und Gesetze nieder:
  • Heizkostenverordnung
  • Bürgerliches Gesetzbuch
  • Mietrecht
  • Betriebskostenverordnung
  • Bauleistungen, Vergabe- und Vertragsordnung
  • Landesbauordnung
  • Energieeinsparverordnung
  • Erneuerbare-Energien-Gesetz
  • Grundbuchordnung
  • Mess- und Eichgesetz
  • Haushaltsnahe Dienstleistungen
  • Mietrecht
  • Brandschutz
  • Blitzschutz
  • Trinkwasserverordnung
  • Betriebssicherheitsverordnung

Alle weit über 100 Gesetze, Richtlinien und Verordnungen umzusetzen ist schwierig und absolut nicht wirtschaftlich, weshalb ein Abwägen notwendig ist. Wir evaluieren regelmäßig, welche Maßnahmen und Verordnungen in der Praxis Relevanz besitzen und aktualisieren diese regelmäßig in unserem Verkehrssicherungspflichten-Handbuch, nach welchen die Verkehrssicherungspflichten Ihrer Liegenschaft geprüft werden. – So können Sie sich sicher sein, dass wir in Ihrem Sinne alles tun, um Gefahr von Ihnen abzuwenden. Wartungsverträge oder Maßnahmen, welche erhebliche Kosten verursachen und nicht zwangsweise notwendig sind, werden natürlich nur in Absprache mit Ihnen abgeschlossen..

Darüber hinaus ist die Früherkennung von Schäden bei der Objektbegehung sehr wichtig. Das kontinuierliche Pflegen einer Anlage reduziert die Instandsetzungskosten in Relation zur notdürftigen Instandsetzung massiv.


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    Technische Objekterfassung & Instandsetzungskosten

    vorausschauend. clever. innovativ.


Die Tätigkeit von Hausverwaltungen ist grundsätzlich kaufmännischer Art. Da in den vergangenen Jahren immer wieder festgestellt wurde, wie wichtig die Beurteilung des technischen Zustandes für die vorausschauende Planung ist, haben wir uns entschieden, unseren Kunden in turnusmäßigen Abständen (3-5 Jahre) Kurzgutachten auf unsere Kosten erstellen zu lassen. – Die Kurzgutachten quantifizieren dabei den Instandsetzungsaufwand bis zu 20% genau und erlauben somit ein vorausschauendes Planen. Wir profitieren durch eine bessere Qualität unserer Dienstleistung und unsere Kunden sind zufriedener. – Eine Win-Win-Situation.

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    Instandhaltung & Instandsetzung

    zügig. professionell. strukturiert.


Die Instandhaltung, Instandsetzung und Wertsteigerung Ihrer Liegenschaft ist eine unserer Kerntätigkeit, welcher wir uns ganz im Sinne unserer Kunden widmen. Bis zu einem gewissen Betrag, welcher im Verwaltervertrag festgeschrieben ist, bearbeiten wir die Anliegen selbstständig.

Bei großen oder komplexen Maßnahmen tätigen wir eine Ausschreibung und holen mehrere Angebote für die auszuführende Maßnahme ein. Aus den verschiedenen Angeboten erstellen wir einen Preisspiegel und führen gegebenenfalls Nachverhandlungen mit den Dienstleistern durch, um das bestmögliche Ergebnis für Sie erzielen zu können. Gegebenenfalls kümmern wir uns um eine Finanzierung oder die Beschaffung von Fördermitteln unter Zuhilfenahme externer Berater.

Der Preisspiegel wird Ihnen anschließend für eine Entscheidung vorgelegt.

Sobald Sie eine Entscheidung getroffen haben, beauftragen die das gewünschte Angebot. Bei der Beauftragung berücksichtigen wir in Ihrem Sinne alle notwendigen Faktoren und stellen den Dienstleister in die volle Verantwortung, um mögliche Haftungsrisiken Ihnen abzuwenden:

  • Gewährleistung & Sicherheitseinbehalt
  • Verhandeln von Skonti
  • Berücksichtigung einschlägiger gesetzlicher Bestimmungen, Verordnungen und Gesetze, DIN Vorschriften, Verkehrssicherungspflichten sowie die Stellung eines Sicherheitsbeauftragten

Vor der Abnahme der Maßnahmen kümmern wir uns um die Durchsetzung der Mängelrüge und der fertigen Ausführung, da sich mit der Abnahme die Beweislast umkehrt. Mit der Abnahme wird die Schlussrechnung fällig – Diese wird dann ausführlich, ebenso wie die Zwischenrechnung, kaufmännisch geprüft. Darüber hinaus beginnt mit der Abnahme der Beginn der Verjährung bzw. der Ablauf der Gewährleistungsansprüche, die wir in Ihrem Sinne verfolgen.


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    Regelmäßige Prüfungen & Wartungen

    nachhaltig. organisiert. rechtmäßig.


Einige technische Gebäudeteile sollten regelmäßig gewartet werden, um die Gewährleistung, Sicherheit und vor allem die nachhaltige Funktionsfähigkeit der technischen Anlage zu gewährleisten.

Unter Abwägung der Kosten entwickeln wir ein nachhaltiges Bewirtschaftungskonzept, welches den schonenden und langfristigen Betrieb sichert. – Die regelmäßigen Prüfungen und Wartungen werden von uns vorbereitet, organisiert und kontrolliert. Die fachliche Richtigkeit und Rechtmäßigkeit der Rechnung wird anschließend von uns geprüft.


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    Versicherungsschäden

    kundenfreundlich. schnell. zufriedenstellend.


Bei Versicherungsschäden handelt es sich meistens um umfangreiche Schäden mit weitreichendem Ausmaß, wie zum Beispiel Wasser- oder Brandschäden.
Im Schadensfall ist zum einen Geschwindigkeit und zum anderen versicherungsrechtliches Know-How gefragt. Die Geschwindigkeit können wir durch enge Kooperationen mit Dienstleistern erzielen. Darüber hinaus haben wir in der Unternehmensgruppe einen eigenen Versicherungsschadensanierer, auf den wir zurückgreifen können. Um den Schaden bestmöglich gegenüber der Versicherung geltend zu machen und die Interessen unserer Kunden bestmöglich zu vertreten, beschäftigen wir eigene Versicherungskaufleute.
  • Connector.

    Rechtliche Aufgaben

    genau. rechtssicher. unterstützend.



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    Aufstellung und Einhaltung der Hausordnung

    Erstellen der Hausordnung und Prüfung, dass diese eingehalten wird.


  • Connector.

    Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen, Hausgeldklagen

    Vertretung gegenüber Anwälten und vor Gericht; Maßnahmen zur Fristenwahrung und zur Vermeidung von Rechtsnachteilen


  • Connector.

    Verhaltung und Abschluss von Verträgen mit Mietern, Behörden und Lieferanten

    Erstellen von Mietverträgen; Verhandlung mit Ämtern und Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen; Abschluss von Wartungsverträgen


  • Connector.

    Durchsetzung von Mieterhöhungsverlangen

    Erstellen von Mieterhöhung (Index, Vergleichsmiete, Mietspiegel, Modernisierung, Gutachter)


  • Connector.

    Wohnungsabnahme & Wohnungsübergabe

    Durchführen von Vorabnahme, Wohnungsabnahme und Wohnungsübergabe